Comment fournir des commentaires qui aident les employés à s’améliorer ?

Faites-en sorte que vos commentaires aient l’impact qu’ils méritent grâce à la manière et à l’approche que vous utilisez lorsque vous souhaitez fournir aux employés des commentaires sur les performances. Vos commentaires peuvent faire une différence pour les gens si vous pouvez éviter de provoquer une réponse défensive.

Ces directives vous aideront à aider les employés à développer leurs performances grâce à votre utilisation positive des commentaires.

Voici comment vous pouvez au mieux fournir des commentaires

La rétroaction efficace des employés est spécifique et non générale.

Pour fournir une rétroaction spécifique, par exemple, dites : « Le rapport que vous avez remis hier était bien rédigé, compréhensible et exprimait très efficacement vos arguments sur le budget ». Ne dites pas « bon rapport ». Cette déclaration est trop générale pour que l’employé utilise les informations pour s’améliorer.

Un feedback utile se concentre toujours sur un comportement spécifique.

Vous souhaitez identifier spécifiquement le comportement à améliorer non pas sur une personne ou ses intentions. (Lorsque vous avez participé à des conversations concurrentes pendant la réunion du personnel, alors que Mary avait la parole, vous avez distrait les autres personnes présentes. En conséquence, le point de Mary a été partiellement manqué.)

Les meilleurs commentaires sont sincèrement et honnêtement fournis pour vous aider.

Faites confiance à cette déclaration. Les gens sauront s’ils reçoivent des commentaires pour toute autre raison. La plupart des gens ont un radar interne qui peut facilement détecter le manque de sincérité. Gardez cela à l’esprit lorsque vous proposez des commentaires.

Une rétroaction réussie décrit des actions ou des comportements auxquels l’individu peut faire quelque chose.

Par exemple, vous ne fourniriez jamais de commentaires si vous le pouvez, fournissez les outils, la formation, le temps ou le soutien dont la personne a besoin pour réussir comme vous en avez besoin.

Lorsque cela est possible, les commentaires demandés sont plus puissants.

Demandez la permission de fournir des commentaires. Dites : « J’aimerais vous faire part de vos commentaires sur la présentation, est-ce que cela vous convient ? » Cela donne au destinataire un certain contrôle sur la situation, ce qui est souhaitable. Le récipiendaire pourrait peut-être dire : « Et demain ? J’aimerais réfléchir à ma performance du jour au lendemain. »

Fournissez des commentaires qu’un destinataire pourrait utiliser.

Lorsque vous partagez des informations et des observations spécifiques, vous fournissez des commentaires qu’un employé pourrait utiliser.

Fournissez des commentaires à proximité de l’événement.

Que la rétroaction soit positive ou constructive, fournissez les informations aussi étroitement liées à l’événement que possible. Un retour d’information efficace est opportun afin que l’employé puisse facilement relier le feedback à ses actions. Devoir se souvenir quelques jours plus tard n’est pas idéal.

Une rétroaction efficace implique quoi ou comment quelque chose a été fait, pas pourquoi.

Demander pourquoi, c’est interroger les gens sur leur motivation personnelle et cela provoque une attitude défensive de la part de la personne qui reçoit le feedback. Demandez, que s’est-il passé ? Comment est-ce arrivé ? Comment pouvez-vous empêcher ce résultat à l’avenir ? Comment ai-je pu mieux vous aider ? De quoi avez-vous besoin de moi dans le futur ?

Assurez-vous que l’autre personne a compris ce que vous avez communiqué en utilisant une boucle de rétroaction.

Une boucle de rétroaction telle que poser une question à l’employé ou observer son changement de comportement vous permet de savoir que l’autre partie a compris ce que vous avez communiqué. Fixez un moment pour vous remettre ensemble pour discuter si les commentaires ont changé les performances et si des actions supplémentaires sont nécessaires.

Une rétroaction réussie est aussi cohérente que possible.

Si les actions d’un employé sont formidables aujourd’hui, elles sont formidables demain. Si la violation de la politique mérite des mesures disciplinaires, elle devrait toujours mériter des mesures disciplinaires – pour cet employé ou tout autre fonctionnant de la même manière. Les messages mixtes ne produisent aucun résultat.

Conseils pour fournir la rétroaction la plus efficace

Lorsque vous fournissez des commentaires à un employé, gardez ces cinq conseils à l’esprit.

Les commentaires sont communiqués à une personne ou à une équipe de personnes concernant l’effet de leur comportement sur une autre personne, l’organisation, le client ou l’équipe.

La rétroaction positive consiste à parler à quelqu’un de ses bonnes performances. Faites-en sorte que ces commentaires soient opportuns, spécifiques et fréquents.

Une rétroaction constructive alerte un individu sur un domaine dans lequel sa performance pourrait s’améliorer. Une rétroaction constructive n’est pas une critique. Il est descriptif et doit toujours être orienté vers les actions entreprises et non vers la personne. Par exemple, « Mary, votre communication pendant votre présentation était trop approfondie pour les besoins de votre public. Ils avaient juste besoin d’entendre l’essentiel, et vous avez partagé toutes les informations dont vous disposiez. » Pour une rétroaction efficace, vous ne diriez pas : « Mary, c’était un long discours ennuyeux ».

Le but principal de la rétroaction constructive est d’aider les gens à comprendre où ils en sont par rapport au comportement professionnel attendu et / ou productif.

La reconnaissance d’une performance efficace est un puissant facteur de motivation. La plupart des gens veulent obtenir plus de reconnaissance, donc la reconnaissance favorise davantage les actions appréciées.