Lorsque l'on organise un événement ou une
réunion professionnelle, la première des priorités reste de trouver le lieu adéquat. Ce choix déterminera en effet la réussite (ou non) de votre réception. Comment faire alors pour limiter le risque d'erreur ? Quels sont les critères essentiels qui devront orienter votre décision ? Vous en saurez plus après avoir pris connaissance des informations présentées dans le texte ci-dessous !
L'importance du thème
Choisir
une salle de réunion ou de réception n'est pas une décision pouvant se prendre à légère. Vous devez en effet intégrer dans votre réflexion plusieurs paramètres, à commencer par le thème de votre événement. Il semble évident, même pour les moins avertis d'entre vous, que les besoins ne seront pas les mêmes si vous organisez une conférence, un séminaire, un rencontre avec des clients ou une session de formation. Pour maximiser vos chances de réussite, la
configuration des lieux devra donc correspondre au thème.
L'emplacement du lieu de réception
Contrairement à ce que certains d'entre vous imaginent peut-être, l'emplacement de la salle joue, lui aussi, un rôle prépondérant. Devez-vous opter pour un lieu se trouvant au centre d'une zone urbaine ou, au contraire, privilégier le calme offert par la nature ? Comment les participants rejoindront-ils le lieu choisi ? L'exposition à la lumière est-elle importante pour la prise de note ?
C'est en répondant à ces questions (et à bien d'autres encore !) que vous aurez une vision de la salle idéale. Vous devrez également prendre en ligne de compte des paramètres extérieurs tels que le budget disponible pour l'organisation de votre manifestation. Même si vous ne connaissez pas bien tous les tarifs pratiqués, vous imaginez parfaitement que l'investissement sera bien plus important pour la réservation d'une salle se trouvant au cœur de Paris que pour un lieu équivalent situé au fin fond de la Creuse ! Vous comprenez également que la disponibilité de la première risque d'être moindre comparativement à la seconde. Prenez donc vos précautions si vous devez organiser prochainement un événement important dans un grand centre urbain. Réservez dès que possible la salle devant accueillir tous vos invités ou participants.
L'espace disponible
Quelle sera la dimension de future salle ? Pour répondre à une telle question, la première des choses à faire reste d'évaluer le nombre de convives. Vous aurez alors une bien meilleure vision des dimensions du futur lieu de réception. Attention, un tel paramètre n'est pas toujours très évident à définir. Il n'est pas rare en effet que certaines personnes invitées ne se rendent finalement pas à l'événement.
Vous avez besoin d'un vaste espace ? Et si vous donniez votre réception dans la cour d'un château ou d'une belle demeure ? Cette idée est souvent privilégiée par les entreprises pour des séminaires ou pour marquer le lancement d'un nouveau produit. Si, au contraire, vous avez besoin d'une atmosphère plus intime et plus propice à la concentration, regardez un coup d’œil du côté des salles à la location. De plus en plus d'hôtels proposent un tel service. Vous bénéficierez alors, à la fois de la quiétude des lieux, du restaurant et du personnel. Pratique et simple n'est-ce pas ?
Quelques idées intéressantes
Pour une soirée d'entreprise, vous éviterez les salles trop moroses. N'oubliez pas qu'il s'agit avant tout d'un moment festif visant à récompenser les collaborateurs de l'entreprise pour le travail fourni tout au long de l'année ! Optez alors pour un lieu tel qu'une salle de restaurant, un ancien atelier ou encore une cave. Bien évidemment, pour ajouter encore plus de joie, vous n'oublierez pas d'ajouter de la décoration colorée.
Pour ceux dont l'objectif reste de réussir un coup marketing, il est préférable de choisir une salle de réunion plus atypique. Des espaces comme des sites historiques ou industriels pourront par exemple être une bonne source d'inspiration. Comme vous l'aurez sans doute déjà parfaitement compris, l'idée consiste ici à marquer les esprits des convives. Efforcez-vous également d'ajouter des touches plus personnelles ou plus en rapport avec la marque que vous défendez.
Vous devez organiser une réunion de travail ? Vous rencontrez l'équipe dirigeante ou des fournisseurs importants ? Vous avez besoin d'élaborer une nouvelle stratégie avec vos partenaires ? Le lieu choisi devra alors stimuler la réflexion et la créativité des participants. Pourquoi ne pas opter pour un cadre chaleureux ? Cela peut être par exemple une salle jouxtant un salon plus intimiste et cosy. Vous y trouverez de nombreux fauteuils et canapés qui vous aideront à prolonger, dans une atmosphère plus détendue, les échanges tenus lors de la réunion. Une table de billard aura également de nombreux bienfaits pour la communication entre les équipes.
