La fonction paie en entreprise a fortement évolué cette dernière décennie. Elle ne consiste plus en une mission de contrôle et de gestion des variables de la paie, à l’édition des bulletins de salaire et à la réalisation des déclarations sociales et fiscales obligatoires. Aujourd’hui, la gestion de la paie est une fonction support stratégique devenue complexe et concourt à la performance générale de l’entreprise : image de l’entreprise, marque employeur, climat social, analyse financière, etc. La fonction paie a désormais un rôle central dans le projet d’entreprise, car elle possède de nombreux leviers à actionner pour la mise en œuvre de la politique définie par la Direction. De la définition de la stratégie des Ressources Humaines, aux outils (SIRH par exemple) de collecte et d’analyse de données issues de la gestion de la paie, découvrons ensemble les nouveaux enjeux d’une fonction encore bien trop mésestimée.
La paie en entreprise : une fonction complexe et polyvalente
Le métier de gestionnaire de paie se diversifie et se complexifie. De ce fait, les entreprises sont d’autant plus exigeantes lors de leur recrutement et privilégient davantage les profils expérimentés et issus d’une formation de gestionnaire de paie. Zoom sur le rôle de la fonction paie dans l’entreprise.
Une fonction pluridisciplinaire
La gestion de la paie demande de nombreuses compétences. Outre une appétence pour les chiffres évidente, le gestionnaire de paie doit posséder une parfaite connaissance en législation sociale, en droit du travail et fiscal, en comptabilité et sur le fonctionnement des organismes sociaux, dont le droit de la Sécurité sociale, ainsi qu’une maîtrise des logiciels de paie, et dans les grandes entreprises, une aisance avec les SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Outre la nécessité d’une solide formation en paie, la gestion de la paie nécessite également un savoir-être adapté à sa fonction. Interface entre tous les services de l’entreprise et avec les organismes sociaux, il se veut patient, diplomate, prévenant, et possède une force de caractère et un sens de l’organisation indispensables pour son rôle de chef de projets RH (dans les entreprises où il n’y a pas de service paie).
Une fonction en évolution permanente
Il est courant de croire que la gestion de la paie est un métier routinier, d’autant plus avec les logiciels permettant des déclarations sociales automatiques. Mais s’il y a bien un domaine qui ne cesse d’évoluer, il s’agit bien de l’actualité sociale et fiscale : nouvelle loi, réformes, articles de jurisprudence, etc. D'où la nécessité pour les responsables RH, de suivre des formations paie régulièrement. À cela s'ajoutent l’arrivée d’outils digitaux, le développement de la dématérialisation, le déploiement de nouveaux logiciels, etc. Esprit d’analyse, rigueur, curiosité, prise de hauteur sont autant de qualités requises.
Une fonction de conseil
Interlocuteur privilégié des organismes sociaux, il assure également une fonction de conseil auprès de la DRH de l’entreprise et contribue au lien social avec les salariés. Il est ainsi le guichet unique face aux interrogations quotidiennes de ses interlocuteurs :
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compréhension des variables de rémunération ;
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explication des actualités sociales, comme la réforme des retraites ;
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fonctionnement de l’assurance chômage en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle ;
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modalité de décompte des congés payés ;
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paramétrage du logiciel de paie ;
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etc.
La paie en entreprise : une fonction au service de la performance de l’entreprise
La gestion de la paie était perçue comme un poste de dépense sans réelle plus-value, ce qui est loin d’être le cas aujourd’hui, il s’agit désormais d’une fonction support stratégique pour la mise en place des projets d’entreprise.
Une maîtrise et une anticipation des coûts
La paie permet d’avoir une connaissance précise de la masse salariale d’une entreprise, qu’il s’agisse de son évolution ou des coûts générés (répartition et charges de personnel, turn-over, arrêts maladie, etc.). Une analyse prospective des composantes de la masse salariale permet d’optimiser et de réduire les charges, mais également d’anticiper un besoin de trésorerie sur le moyen ou long terme. À titre d’exemple, l’optimisation du process de rémunération ainsi que des méthodes de calcul de la paie contribuent à réduire les dépenses à l’aide d’alternatives plus économiques, comme l'instauration d'un avantage en nature (voiture de fonction, nourriture, formation, aménagement du temps de travail, etc.) plutôt qu’une prime ou d’une augmentation de salaire. Enfin, une bonne politique de rémunération contribue également à un climat social favorable et est un excellent outil de fidélisation et de management des salariés.
La sauvegarde et le développement des compétences dans l’entreprise
Le service paie génère les données essentielles à l’analyse stratégique de la DRH indispensable pour la mise en œuvre de la politique d’entreprise, c’est pourquoi les logiciels de paie type SIRH proposent plusieurs modules dont la gestion des ressources humaines. La paie permet donc de mettre en exergue les événements à venir (comme un départ massif à la retraite de la génération du baby-boom) et de les anticiper pour conserver les compétences et savoir-faire de l’entreprise. Grâce à ces informations, le gestionnaire de paie peut émettre ses recommandations pour la stratégie RH, comme le recrutement ou la formation professionnelle. En effet, la formation professionnelle et l’optimisation de son budget de financement sont un levier indispensable pour la performance de l’entreprise. Élaborer un plan de formation adapté et optimisé à l’aide des nombreux dispositifs existants permet de répondre à l’obligation légale de formation tout en réduisant les coûts et en gagnant en productivité et compétitivité par le développement des compétences internes.
